Imprimer

Statuts du Fonds de prévoyance

 

Règles gouvernant la création, la gestion et l’utilisation

du Fonds de prévoyance, adoptées par les membres de la Conférence lors

de l’assemblée générale annuelle du 23 septembre 2007. Le texte initial a été

approuvé par le conseil d’administration de la Conférence le 10 décembre 2007.

Par suite de modifications adoptées par les membres lors des assemblées

générales annuelles du 27 septembre 2009, du 2 novembre 2014 et du

30 octobre 2016, un texte refondu a été approuvé par le conseil d’administration de la

Conférence le 11 septembre 2017.

 

 

1. Création du Fonds de prévoyance. À compter du 1er janvier 2008, un Fonds capitalisé est créé à partir des contributions annuelles effectuées par les arbitres membres de la Conférence des arbitres du Québec.

         

 

2. Objectifs du Fonds de prévoyance. Ce Fonds vise à permettre à la Conférence d’acquitter les frais de défense encourus :

 

  • lors d’une procédure devant un tribunal ou un organisme quasi-judiciaire, en raison d’une situation découlant de l’exercice, par un membre, de sa fonction d’arbitre de griefs ou de différends, ou de médiateur dans le domaine des relations du travail ;
  • à l’occasion de la comparution d’un membre devant un comité de discipline de son ordre professionnel en raison d’un acte posé alors que celui-ci agissait en qualité d’arbitre de griefs ou de différends ou de médiateur dans le domaine des relations du travail au Québec ;
  • lorsque, à l’occasion d’une requête en révision judiciaire de la sentence arbitrale d’un arbitre, il y a une requête incidente mettant en cause l’indépendance et l’intégrité du processus décisionnel, obligeant ainsi l’arbitre à répondre.

 

Le recours doit avoir pour cause un acte professionnel posé par l’arbitre ou un acte dérogatoire posé par l’arbitre dans le cadre de l’exercice de sa fonction professionnelle. Le paiement des frais encourus est conditionnel à un jugement final d’acquittement et exclut toute perte de revenus.

 

3.       Le Fonds permet aussi d’acquitter les frais de défense encourus par la Conférence, lorsque celle-ci est nommément visée par une action civile ou une poursuite pénale.

 

4.       Le Fonds permet également d’acquitter les frais encourus par la Conférence lorsqu’elle intervient dans tout recours exercé contre un de ses membres si elle juge que ce recours touche ses intérêts ou ceux de la communauté arbitrale.

 

5.       Le montant par réclamation ne peut excéder 10,000 $.

 

6.       Assurance responsabilité professionnelle. Le Fonds ne constitue pas une assurance responsabilité professionnelle. Les membres de la Conférence sont incités à adhérer à l’assurance responsabilité offerte par l’ordre professionnel auquel ils appartiennent, le cas échéant, ou à souscrire à une assurance responsabilité équivalente.

 

7.       Révision annuelle des montants. Il appartient au comité de défense professionnelle et de gestion du Fonds de prévoyance de recommander annuellement au conseil d’administration de la Conférence la modification du montant maximal permis de tout type de réclamation pour l’année subséquente, et il revient au conseil d’administration de soumettre sa propre recommandation aux membres lors de l’assemblée générale annuelle. Le conseil doit alors faire rapport des recommandations formulées par le comité de gestion, indiquer aux membres s’il les entérine, ou dire en quoi ses recommandations diffèrent ou non de celles du comité de gestion.

 

8.       Dérogations aux règles du Fonds de prévoyance. En tout temps, le comité de défense professionnelle et de gestion du Fonds de prévoyance peut recommander au conseil d’administration de la Conférence d’aller au-delà des règles actuellement en vigueur et d’acquitter des frais de défense au-delà des maximas autorisés, lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient.

En pareilles circonstances, le conseil d’administration peut également décider d’aller au-delà des règles actuellement en vigueur et d’acquitter des frais de défense supérieurs aux maxima autorisés, après consultation du comité.

 

9.         Contribution de la Conférence aux frais de gestion du Fonds. La Conférence assume les frais encourus par les membres du comité de gestion dans l’exercice de leurs fonctions. Les frais de déplacement, de repas et de réunions encourus par les membres sont remboursés par le trésorier de la Conférence conformément à la politique en vigueur.

 

10.       Comité de défense professionnelle et de de gestion du Fonds de prévoyance.

 

Composition du comité

 

Le comité de défense professionnelle et de gestion du Fonds de prévoyance est composé de trois membres ; ils désignent celui qui, parmi eux, assumera la présidence du comité.

 

Le président de la Conférence désigne un membre parmi les membres du conseil d’administration de la Conférence.

 

Les deux autres membres sont élus par l’assemblée générale annuelle.

 

Le mandat des membres du comité est de deux ans ; en cas de vacance en cours de mandat, le conseil d’administration de la Conférence désigne un remplaçant pour le reste du mandat, sauf s’il s’agit du membre du conseil d’administration qui avait été désigné par le président de la Conférence, auquel cas c’est ce dernier qui désigne un nouveau membre.

 

Fonctions du comité

 

En plus de ses attributions sur la défense professionnelle de la fonction d’arbitre, le comité est chargé de la gestion du Fonds. Il doit voir à investir les contributions des membres dans des véhicules de placement non spéculatifs, dont le capital est garanti et en ayant comme objectif d’obtenir les meilleurs rendements possibles.

 

Le comité tient à jour un registre contenant la liste des arbitres ainsi que les montants contribués par chacun d’eux au fil des ans. Le comité tient à jour une liste des placements, de leurs rendements et fait rapport périodiquement au conseil d’administration de la Conférence.

 

Le comité de gestion doit également préparer, pour les fins de la vérification comptable annuelle et pour présentation et approbation par l’assemblée générale annuelle, un rapport financier distinct de celui des opérations courantes de la Conférence préparé habituellement par le secrétaire-trésorier.

 

Le rapport doit faire mention de toute demande qui a été adressée au Fonds au cours de l’année qui se termine, de la recommandation formulée par le comité de gestion au conseil d’administration dans chacun des cas et des sorties de fonds qui ont été autorisées au cours de la dernière année.

 

Le comité est chargé d’étudier toute demande d’aide qui lui est adressée, que celle-ci émane d’un membre de la Conférence ou du conseil d’administration de la Conférence.

 

Toute demande doit être soumise au comité par écrit, sans délai, être suffisamment documentée et acheminée au comité.

 

Le comité de gestion doit formuler sa recommandation au conseil d’administration par écrit. Le conseil d’administration de la Conférence prend la décision finale, en informe le comité de gestion et le membre impliqué, s’il y a lieu.

 

Il est loisible, en tout temps, au conseil d’administration de la Conférence de soumettre une décision relative à l’utilisation du Fonds à l’approbation des membres de la Conférence lors d’une assemblée générale spécialement convoquée à cette fin ou lors de l’assemblée générale annuelle.

 

Par ailleurs, deux membres du comité de gestion, appuyés par la signature d’au moins dix membres en règle de la Conférence, peuvent également réclamer auprès du conseil d’administration la tenue d’une assemblée générale spéciale, advenant le cas où le conseil d’administration faisait savoir au comité de gestion qu’il n’entend pas suivre la recommandation qui lui a été faite et qu’ils estiment que les intérêts supérieurs des membres l’exigent.

 

Procédure de réclamation

 

L’arbitre qui demande l’intervention du Fonds soumet au comité :

 

  • Un exposé sommaire des circonstances ayant engendré les déboursés de même que des conséquences appréhendées;
  • Une copie des documents pertinents telles les sentences arbitrales ou autres décisions de l’arbitre, les procédures diverses devant les tribunaux judiciaires ou administratifs et les mises en demeure;
  • Identification du procureur souhaité par l’arbitre, le cas échéant, avec identification de son taux horaire, étant entendu que le choix final du procureur désigné au dossier revient au conseil d’administration de la Conférence, après consultation du membre impliqué;
  • Un exposé des démarches estimées nécessaires;
  • Indication des déboursés déjà encourus, le cas échéant, et une estimation des coûts additionnels prévisibles.

 

Intervention du comité

 

Sur réception des informations précitées, le comité désigne un de ses membres pour faire le suivi du dossier et faire le lien entre le comité et l’arbitre en cause. Le membre désigné entre en contact avec l’arbitre sans délai pour faire le point de la situation et s’entendre sur les démarches à entreprendre.

 

Rapport du comité au conseil d’administration

 

Le comité fait rapport au conseil d’administration de la Conférence de l’existence et de l’évolution de tout dossier et en informe le membre concerné. Le comité soumet au conseil d’administration de la Conférence, s’il y a lieu, ses recommandations sur les actions à entreprendre, le procureur à retenir, les frais à engager ou non et ceux dont la Conférence devrait assumer ou non le remboursement.

 

11.     Contributions des membres au Fonds de prévoyance

 

Les contributions de chaque membre au Fonds de prévoyance sont étalées sur 12 ans et établies de la manière suivante :

 

1e année      2e année      3e à 5e années    6e année    7e à 12e année

250.00 $     225.00 $        200.00 $          175.00 $         150.00 $

 

Les contributions effectuées au Fonds par chaque membre sont acquises au Fonds et ne sont pas remboursables.

 

12.     Mesures transitoires visant la gestion du Fonds

 

Au cours de la première année de l’implantation du Fonds, les membres du comité de gestion et les membres du conseil d’administration étudieront les avantages et inconvénients ainsi que l’opportunité que le Fonds de prévoyance soit administré, dans l’avenir, par une Fiducie totalement indépendante de la Conférence, moyennant le paiement de frais raisonnables.

 

Le comité de gestion et le conseil d’administration échangeront leurs réflexions respectives qui devront être soumises aux membres lors de l’assemblée générale annuelle.

 

De la même manière, le comité de gestion et le conseil d’administration se pencheront sur le développement et l’amélioration des règles régissant le Fonds.

 

Il est loisible, en tout temps, au comité de gestion du Fonds et au conseil d’administration de la Conférence de se pencher sur des objectifs de capitalisation du Fonds à atteindre. Les recommandations, s’il y a lieu, du comité de gestion du Fonds et du conseil d’administration de la Conférence devront être débattues lors de l’Assemblée générale annuelle.

 

13.     Modifications aux règlements du Fonds de prévoyance

 

Toute modification aux règles relatives au Fonds, y compris la détermination des contributions à y être versées, doit être soumise à l’approbation des membres lors d’une assemblée générale spécialement convoquée à cette fin ou lors de l’assemblée générale annuelle des membres au même titre que s’il s’agissait d’une modification à être apportée aux Statuts et règlements de la Conférence.

 

 

14.     Exercice financier

 

L’exercice financier du Fonds de prévoyance correspond à celui de la Conférence des arbitres du Québec.