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Statuts de la Conférence et Code de déontologie

Article 1 : NOM

La Conférence des arbitres du Québec

 

Article 2 : MEMBRES

Toute personne acceptée à ce titre par le conseil d'administration et qui remplit les conditions suivantes:

 

a)

i) pouvoir démontrer qu'il reçoit l'agrément des parties à l'arbitrage; l'agrément des parties se démontre, règle générale, par l'inscription à la liste annotée d'arbitres de griefs ou par le nombre de quinze sentences arbitrales rendues dans des secteurs différents sur nomination par les parties elles-mêmes dans une période de deux (2) à cinq (5) ans, mais se démontre aussi par tout autre facteur pertinent, aucun n'étant déterminant, qui puisse contribuer à établir que le candidat reçoit l'agrément des parties à l'arbitrage;

 

ii) dans tous les cas, pouvoir démontrer son impartialité; l'impartialité se démontre par la disposition à respecter les règles du Code de déontologie s'y rapportant;

 

b) soumettre une demande écrite à un comité d'admission formé de trois (3) membres; ce comité fera ses recommandations au conseil d'administration dont la décision sera finale; les membres du comité d'admission, à raison de un par année, sont nommés par l'Assemblée générale lors du congrès annuel et pour un terme respectif de trois (3) ans;

 

c) accepter de se soumettre aux statuts et règlements de même qu'au code d'éthique de la Conférence des arbitres du Québec;

 

d) satisfaire aux autres exigences décrétées par le conseil d'administration;

 

e) accepter que son nom soit inscrit sur la liste officielle de la Conférence des arbitres du Québec;

 

f) payer la cotisatlon annuelle dans le délai requis et fixé par le conseil d'administration;

 

g) payer la contribution annuelle au Fonds de prévoyance.

 

Article 2A : MEMBRE À LA RETRAITE

 

  • Toute personne qui a été membre de la Conférence pendant au moins dix (10) ans, qui a cessé d'agir à titre d'arbitre et qui satisfait aux conditions énumérées au paragraphe b) de l'article 2;
  • Le membre à la retraite doit se soumettre aux statuts et règlements de la Conférence de même qu'à son code d'éthique;
  • Le membre à la retraite est dispensé du paiement de la cotisation annuelle; toutefois, le conseil d'administration peut, de temps à autre, fixer un montant nominal afin de couvrir les frais administratifs y afférents;
  • Le membre à la retraite ne bénéficie pas du droit de vote.

 

Article 2B : MEMBRE HONORAIRE

  • Toute personne qui a été membre de la Conférence pendant au moins dix (10) ans et qui a cessé d'agir en qualité d'arbitre;
  • De plus, cette personne doit avoir apporté une contribution notable auprès de la Conférence ou de l'institution de l'arbitrage. Cette personne devra être proposée par dix (10) membres en règle de la Conférence auprès du comité d'admission qui fera ses recommandations au conseil d'administration dont la décision sera finale;
  • Le membre honoraire doit se soumettre aux statuts et règlements de la Conférence de même qu'à son code d'éthique;
  • Le membre honoraire est dispensé du paiement de la cotisation annuelle; toutefois, le conseil d'administration peut, de temps à autre, fixer un montant nominal afin de couvrir les frais administratifs y afférents;
  • Le membre honoraire ne bénéficie pas du droit de vote.


Article 3 : OBJECTlFS

  1. Promouvoir des politiques efficaces dans les conflits de droits et d'intérêts dans le meilleur intérêt des parties, à savoir les employeurs, les syndicats et les salariés;
  2. Établir des règles d'éthique justes et valables;
  3. Être le porte-parole de ses membres auprès du Conseil consultatif du Travail et de la Main-d'Oeuvre du Québec ou de tout autre organisme pouvant être créé qui aurait une influence sur la réglementation des conflits de travail au Québec;
  4. Promouvoir la formation professionnelle nécessaire aux arbitres;
  5. Défendre et faire valoir les opinions et les objectifs de la Conférence et les intérêts de ses membres;
  6. Promouvoir l'adoption de politiques efficaces et encourager la recherche en matière de solution de conflits en relations de travail.

 

Article 4 : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

  1. L'assemblée générale des membres doit avoir lieu au plus tard au cours du mois de novembre de chaque année.
  2. Le conseil d'administration peut convoquer toute autre assemblée générale spéciale jugée nécessaire à la bonne marche de la Conférence.
  3. Dix (10) membres peuvent demander au conseil d'administration de convoquer une assemblée générale spéciale. Cette demande doit être formulée par écrit et mentionner le ou les sujets devant être étudiés à cette réunion spéciale. Le conseil d'administration doit convoquer l'assemblée dans les trente (30) jours suivant la réception de la demande.
  4. Au cours d'une assemblée générale spéciale, seules les questions mentionnées dans la demande de convocation et dans la convocation elle-même peuvent faire l'objet de discussion et de décision, à moins que tous les membres de la Conférence soient présents et y consentent.
  5. Le quorum pour tenir une assemblée générale est de quinze (15) membres.

 

Article 5 : CONSEIL D'ADMINISTRATION

  1. La Conférence des arbitres est dirigée par un conseil d'administration.
  2. Ce conseil est composé de sept membres élus pour deux ans. Ce sont : le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier et trois administrateurs.
  3. L’assemblée annuelle où sont élus le trésorier et deux des administrateurs se tient en alternance avec celle où sont élus le président, le vice-président, le secrétaire et l’autre administrateur.

    Le mandat du trésorier élu lors de l’assemblée annuelle 2016 est d’une durée d’un an.

  4. Le président ne peut être élu pour deux mandats. Le président sortant a cependant le droit de se présenter à un autre poste du conseil d'administration.Si le président sortant décide de ne pas se présenter à un autre poste du conseil d'administration, il en demeure membre ex officio pour une période de deux ans. Un président sortant peut être de nouveau candidat au poste de président après quatre ans de la fin de son terme.
  5. Le quorum du conseil d'administration est de quatre membres. Le président a un vote additionnel en cas de partage des voix.
  6. Le conseil d'administration doit toujours faire un rapport annuel à l'assemblée générale des membres et il doit mettre en application les décisions prises par l'assemblée générale des membres de la Conférence.

 

Article 6 : MANDAT DES MEMBRES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

  • Le président : le président est le principal dirigeant et porte-parole de la Conférence. Il a la responsabilité générale de la bonne marche des affaires de la Conférence qu'il dirige entre les séances du conseil d'administration. Il signe tous les documents officiels et préside les assemblées générales et les assemblées spéciales, de même que les séances du conseil d'administration.
  • Le président fait rapport à l'assemblée générale annuelle.
  • Le vice-président : le vice-président assiste le président dans l'exercice de ses fonctions de principal dirigeant et porte-parole de la Conférence et le remplace au besoin ou à son invitation.
  • Le secrétaire est responsable des archives de la Conférence ; il convoque l’assemblée générale, les assemblées spéciales et celles du conseil d’administration. Il consigne dans les registres de la Conférence les décisions prises à ces assemblées. Il est responsable du site internet de la Conférence et de la communication avec les membres.
  • Le trésorier est l’administrateur de la Conférence ; il est responsable de la caisse, de la comptabilité et des comptes bancaires de la Conférence, lesquels peuvent en tout temps faire l’objet d’une inspection par le président ou par un membre du conseil d’administration. Il soumet à l’assemblée générale le bilan financier de la conférence.

  • Les administrateurs : les administrateurs sont membres à part entière du conseil d'administration.

 

Article 7 : MODE D'ÉLECTION

  • L'élection des membres du conseil d'administration se fait au scrutin secret.
  • Un président d'élection est d'abord nommé, en même temps qu'un secrétaire d'élection et deux scrutateurs.
  • Le président d'élection ouvre la mise en nomination pour le poste de président.
  • S'il n'y a qu'un seul candidat, il est immédiatement déclaré élu par acclamation.
  • S'il y a plus d'un candidat, le vote doit avoir lieu et un candidat ne sera élu que lorsqu'il aura obtenu la majorité absolue des voix exprimées.
  • À chaque tour de scrutin, celui des candidats qui obtient le moins de suffrages voit son nom rayé de la liste pour le prochain tour jusqu 'à ce que la majorité absolue des voix exprimées soit atteinte par l'un des candidats.
  • Le président d'élection procède de la même façon pour l'élection du vice-président et du secrétaire-trésorier. Quant aux deux postes d'administrateurs à combler annuellement, leur élection se fait en un seul tour de scrutin et les deux candidats ayant reçu le plus grand nombre de voix sont déclarés élus.

 

Article 8 : VACANCE

Si une vacance se produit au sein du conseil d'administration, les membres du conseil d'administration doivent nommer un remplaçant parmi les membres de la Conférence, sans tenir d'élection, et le mandat de ce nouveau membre se termine automatiquement à l'assemblée générale annuelle qui suit cette vacance.

 

Article 9 : MODIFICATIONS AUX STATUTS

Les statuts ne peuvent être modifiés sans que le texte de la modification proposée n'accompagne l'avis de convocation de l'assemblée générale à laquelle telle proposition doit être soumise.

 

Article 10 : ANNÉE FlNANClÈRE

L'année financière de la Conférence des arbitres du Québec se terminera le 31 août de chaque année ou à toute autre date que le conseil d'administration pourra déterminer de temps à autre. L'assemblée générale désigne annuellement les vérificateurs ou experts comptables de la CAQ. NOTE: par décision du conseil d'administration, l'année financière se termine au 30 juin de chaque année.

 

Article 11 : SIÈGE SOCIAL

Le siège social de la Conférence des arbitres du Québec est situé dans la province de Québec à l'adresse du secrétaire-trésorier ou à l'adresse déterminée par le Conseil d'Administration.

 

Article 12 : CODE DE DÉONTOLOGIE

Chapitre I

Qualfication et responsabilités professionnelles

 

Section 1

 

Définitions

 

Article 1

Dans le présent code, à moins que le contexte n'indique un sens différent, les expressions et mots suivants signifient :

a) «arbitre» : le président d'une commission, d'un conseil ou d'un tribunal d'arbitrage, l'arbitre de griefs;

b) «conférence» : la Contérence des arbitres du Québec;

c) «code» : le Code de déontologie de la Conférence des arbitres du Québec;

 

Section 2

 

Qualificafions générales

 

Article 2

L'honnêteté, l'intégrité, l'impartialité et une compétence générale en matière de relations du travail sont les qualités essentielles requises de tout arbitre.

 

Article 3

L'arbitre doit être disposé à décider autant en faveur d'une partie que de l'autre, sur toute question litigieuse qui lui est soumise, qu'il s'agisse d'un grief unique ou d'un ensemble de griefs.

 

Article 4

Un arbitre qui dans une de ses décisions effectue un compromis dans le but de s'assurer des nominations futures par les parties déroge à l'éthique professionnelle.

 

Section 3

 

Qualifications particulières

 

Article 5

L'arbitre doit refuser une nomination lorsqu'il constate, avant d'être nommé, qu'il s'agit d'une matière technique qui dépasse sa compétence.

 

Article 6

Lorsqu'au cours du déroulement de l'enquête, l'arbitre constate que l'objet du litige dépasse sa compétence, il peut, avec la permission des parties, soit se récuser, soit obtenir l'aide technique appropriée dont il a besoin.

 

Section 4

 

Sauvegarde de l'intégrité de la fonction

 

Article 7

L'arbitre doit se comporter avec dignité et maintenir l'intégrité de sa fonction.

 

Article 8

L'arbitre d'expérience doit contribuer à la formation des nouveaux arbitres, lorsqu'il en est requis par la Conférence.

 

Article 9

L'arbitre ne peut solliciter aucun mandat d'arbitrage, mais il peut faire connaître l'existence de services d'arbitrage ou de médiation.

 

Article 10

L'arbitre est libre d'indiquer sa qualité et ses titres sur sa papeterie de bureau ou ses cartes professionnelles.

 

Article 11

Toute note biographique d'un arbitre doit être exacte et peut comprendre toute information concernant son appartenance à des corporations professionnelles ou sociétes savantes.

 

Chapitre II

Devoirs envers les parties

 

Section 1

 

Respect des différents régimes d'arbitrage

 

Article 12

L'arbitre doit respecter les principes fondamentaux régissant chaque régime d'arbitrage dans lequel il exerce sa juridiction.

 

Section 2

 

Dénonciation des conflits d'intérêt

 

Article 13

Avant d'accepter une nomination, l'arbitre doit dénoncer aux parties tout poste qu'il détient ou qu'il a détenu à titre de conseiller, représentant. administrateur ou autre, auprès de l'employeur ou du syndicat impliqués dans le litige pour lequel sa nomination est à l'étude ou pour lequel il a été provisoirement désigné par les parties. Il doit également dénoncer aux parties tout intérêt d'ordre pécuniaire qu'il peut avoir dans ce litige.

 

Article 14

L'arbitre qui, au cours des douze derniers mois, a agi comme procureur ou représentant d'un employeur ou d'un syndicat en matière de relations du travail doit dénoncer cet état de fait aux parties avant d'accepter une nomination à titre d'arbitre.

 

Un arbitre n'est toutefois pas tenu de dévoiler le nom de ses clients ou le détail de ses mandats, mais il doit indiquer d'une façon générale, à toute partie qui en fait la demande, la nature du travail ainsi effectué.

 

Article 15

L'arbitre doit également dévoiler par écrit un tel état de fait à tout organisme gouvernemental ou privé qui veut retenir ses services comme arbitre dans un système institutionnalisé d'arbitrage.

 

Cette condition étant réalisée, cet arbitre peut être nommé par les parties et exercer sa juridiction dans ce système d'arbitrage sans autre formalité à ce sujet.

 

Article 16

L'arbitre doit, avant d'accepter une nomination, dénoncer aux parties toute relation personnelle ou toute autre circonstance spéciale qui risque raisonnablement de mettre en doute son impartialité d'arbitre.

 

Article 17

L'arbitre qui ignorait une situation ou une circonstance spéciale, qui aurait normalement exigé de lui une dénonciation de conflit d'intérêt avant d'accepter sa nomination, doit dénoncer immédiatement aux parties cette situation ou cette circonstance spéciale, dès qu'elle lui devient connue.

 

Article 18

L'arbitre ne peut pas représenter un employeur, un syndicat ou toute personne en matière de droit du travail ou de relations du travail.

 

Article 19

L'arbitre a l'obligation de dénoncer aux parties tout conflit d'intérêt qu'il peut avoir.

Après une telle dénonciation, l'arbitre peut, avec le consentement des parties, accepter, poursuivre ou exécuter son mandat d'arbitre.

 

Section 3

 

Relations personnelles avec les parties

 

Article 20

L'arbitre doit s'efforcer d'avoir les mêmes relations avec l'une et l'autre des parties.

 

Article 21

L'arbitre doit rendre accessible à chacune des parties tout document qui concerne le litige.

 

Section 4

 

Respect des échéances

 

Article 22

L'arbitre doit, lorsque l'audition de la preuve est terminée et qu'il a pris le litige en délibéré, rendre sa décision à l'intérieur du délai prévu par la convention collective de travail ou selon toute autre entente intervenue avec les parties.

 

Article 23

L'arbitre doit, lorsqu'il n'est pas possible pour lui de rendre sa décision dans le délai prévu, aviser immédiatement et par écrit les parties de cette situation et leur demander une extension de délai.

 

Section 5

 

Facturation des honoraires et déboursés

 

Article 24

L'arbitre doit respecter, lorsqu'il établit ses honoraires, les principes d'intégrité qui gouvernent son travail et sa fonction.

 

Article 25

L'arbitre doit, sur demande d'une partie, divulguer sa méthode de facturation des honoraires et déboursés.

 

Article 26

L'arbitre doit, sur demande écrite faite par une partie, fournir un état détaillé du temps consacré à un litige et des déboursés occasionnés par ce dernier.

 

Chapitre III

Décision de l'arbitre

 

Article 27

L'arbitre ne peut divulguer la teneur d'une décision avant de l'avoir communiquée simultanément aux parties.

 

Article 28

L'arbitre ne peut interpréter sa propre décision, sans le consentement des parties.

 

Article 29

L'arbitre ne peut participer d'aucune façon à l'exécution judiciaire d'une décision qu'il a rendue.

 

Article 30

L'arbitre a le droit d'intervenir et de défendre son intégrité professionnelle dans toute procédure mettant en cause une décision qu'il a rendue.

 

Chapitre IV

Comité de discipline

 

Article 31

Toute plainte contre un arbitre doit être soumise au syndic de la Conférence qui décide s'il y a lieu d'en saisir le Comité de discipline.

 

Toutefois, si la plainte émane d'un membre de la Conférence, le syndic doit d'abord tenter de régler l'affaire à la satisfaction des parties. En cas d'échec, il décide, s'il y a lieu, d'en saisir le comité de discipline.

 

Article 32

Le syndic et le syndic adjoint sont élus altenativement pour deux (2) ans à l'assemblée générale annuelle des membres.

 

Le syndic lui-même, son adjoint ou un arbitre à la connaissance du syndic ou de son adjoint assiste le liquidateur en cas de décès de l'arbitre ou le mandataire chargé d'administrer les biens en cas d'incapacité d'un arbitre pour administrer les dossiers de l'arbitre, dresser les notes d'honoraires et, en accord avec les parties, prendre les décisions appropriées pour compléter les arbitrages en cours. À cette fin, notamment lorsq'il n'y a aucun liquidateur ou mandataire désigné, il peut prendre toute décision qui lui paraît dans le meilleur intérêt des parties en collaboration avec les héritiers ou la famille de l'arbitre.

 

Lorsque le syndic ou son adjoint s'occupe de l'administration des dossiers de l'arbitre décécé ou incapable, il a droit à des honoraires fixés par le conseil d'administration de la Conférence en fonction du temps qu'il y a consacré.

 

Ces honoraires sont versés à partir du Fonds d'administration générale de la Conférence ou à partir d'un Fonds spécial constitué par le conseil d'administration.

 

Article 33

Le Comité de discipline est composé de cinq (5) membres dont un (1) président élu pour deux (2) ans, quatre (4) membres élus pour un (1) an.

 

Article 34

Lorsqu'il est saisi d'une plainte par le syndic, le président forme avec deux (2) autres membres qu'il désigne, un comité chargé de convoquer et d'entendre les parties, de juger si la plainte est bien fondée et de faire des recommandations au conseil d'administration.

 

Article 35

Le Comité de discipline est maître de la preuve et de la procédure sur toute plainte dont il est saisi; ses décisions sont prises à la majorité.

 

Article 36

Les membres d'un comité saisis d'une plainte restent en fonction jusqu'à ce qu'ils aient rendu leur décision et transmis leurs recommandations au Conseil.